Company Joomla Template by Hosting Reviews
Help.Callned.nl

Welkom in uw eigen online telefooncentrale! Met de inloggegevens die u per mail hebt
ontvangen, kunt u inloggen op uw eigen persoonlijke omgeving: partner.callned.nl. In deze
omgeving kunt u snel en gemakkelijk uw belplan wijzigen, gedetailleerde informatie over
gevoerde gesprekken opvragen en rekeningen inzien. Hieronder vind u een overzicht van
veelgestelde vragen en een basis stappenplan voor nieuwe klanten.

Ik heb mijn inloggegevens gekregen, wat nu?

Lees het Callned basis stappenplan!

Instellingenwizard

In de e-mail die u van ons hebt ontvangen staan uw gebruikersnaam en wachtwoord. Daarmee
kunt u inloggen op partner.callned.nl. Wanneer u voor de eerste keer inlogt, wordt een
instellingen wizard geopend waarin u de volgende stappen dient te doorlopen.

● Wachtwoord aanpassen
Vul eerst het wachtwoord in dat u van ons hebt gekregen en vervolgens uw nieuwe
wachtwoord. Let op: uw wachtwoord moet ten minste één niet-alfabetisch teken bevatten.
Bevestig uw nieuwe wachtwoord door hem nogmaals in te vullen en klik op opslaan. Uw
wachtwoord is nu gewijzigd.

● Administratieve gegevens controleren en invoeren
Check of uw administratieve gegevens kloppen in de volgende stap ´administratie´. Mocht
uw adres of rekeningnummer niet kloppen, dan past u dat hier gemakkelijk aan. Hier kunt
u ook het e-mailadres invullen waar uw facturen naar opgestuurd moeten worden.

● Privacy instellingen
Lees in stap 3 het bericht over het bewaren en anonimiseren van gespreksdata door
Callned. Geef daarna aan hoe lang Callned uw gespreksdata moet bewaren.

● Controle
Controleer de zojuist ingevulde gegevens in deze laatste stap. Als alle gegevens
kloppen, kunt u ze opslaan en verder gaan met het inrichten van uw eigen ‘Admin’
gedeelte.

...en daarna....

Als u klaar bent met de instellingenwizard ziet u een ‘dashboard’ vol met icoontjes. Hieronder
worden een aantal basis stappen uitgelegd waar u vooral op moet letten voor het inrichten van
de online telefooncentrale. Als u op een icoontje in het dashboard klikt ziet u rechtsboven
‘help?’ staan. Als u op deze ‘help’ button klikt word u naar het juiste hoofdstuk van de online
handleiding gestuurd.


Stap 1 - Gebruikers toevoegen
In uw eigen client omgeving kunt u gemakkelijk gebruikers toevoegen, verwijderen of wijzigingen
doorvoeren. Bijvoorbeeld als u een collega de mogelijkheid wilt geven om in te loggen. Dit doet
u door naar het tabblad ‘Admin’ te gaan en op ‘Gebruikers’ te klikken. Klik op de knop
‘Toevoegen’. Voeg een e-mailadres toe en maak een wachtwoord en een systeemnaam aan
(naam van de gebruiker). Geef ook aan welke rechten de gebruiker krijgt, door onder ‘lid van
groepen’ aan te geven of iemand een admin-gebruiker (alle bevoegdheden), een account
beheerder (beperkte toegang) of eindgebruiker is (alleen toegang tot eigen
gebruikersgegevens). U kunt zelf ook gebruikersgroepen met specifieke bevoegdheden
aanmaken, onder ‘groepen’.

Stap 2 - Externe nummers invoeren
Onder de knop ‘vast / mobiel’’ kunt u het nummer invoeren van uw mobiele telefoon of van een
ander vaste telefoon. Klanten van Callned krijgen gratis de dienst ‘flexibel schakelen’ bij een
VoIP-account. Dat houdt in dat u het nummer kunt doorschakelen naar uw mobiele telefoon of
naar een ander vast toestel (bijvoorbeeld naar uw huistelefoon). U kunt zoveel externe nummers
toevoegen als u wilt. Dat doet u gemakkelijk onder de knop ‘vast/mobiel’. Klik daar op
‘toevoegen’. Hier kunt u ook instellen welk nummer u op het display van uw telefoon ziet: het
gebelde nummer of het nummer van de beller. Om daadwerkelijk doorgeschakeld te staan naar
uw mobiel of een ander vast nummer, moet u het aangemaakte externe nummer nog wel in de
routering op te nemen.

Stap 3 - Routering instellen of wijzigen
Het aanmaken van de routering is altijd de laatste stap bij het inrichten van uw telefooncentrale.
Zonder routering werkt het niet. Hier vertelt u eigenlijk aan het telefoonnummer ‘wat er moet
gebeuren op het moment dat er wordt gebeld’.

● Klik in het ‘dashboard’ op ‘Routering’

● Als u een nieuwe routering aan wilt maken klikt u op ‘toevoegen’ ; wilt u een bestaande
routering wijzigen dan kunt u gewoon klikken op het telefoonnummer.

● Wanneer u op toevoegen hebt geklikt, dan vult u het nummer in waarvan u de routering
wilt instellen, of u kiest het nummer bij de suggesties. Klik vervolgens op ‘stap 2’. Hier
kunt u de routering zelf instellen.

● Bij ‘Stap 1’ ziet u een grijze balk met twee ‘pulldown’ menu’s. In het eerste menu kunt u
bijvoorbeeld ‘vast/mobiel’ kiezen en in het tweede menu dan het externe nummer waar
u naartoe wilt doorschakelen. Het getal dat erachter staat is de ‘rinkeltijd’ in seconden.

● U kunt in de routering zoveel stappen aanmaken als u wilt. Wanneer u een stap hebt
aangepast werkt het direct. Test het maar eens!

● Met de ‘blauwe +’ kunt u een extra stap in de routering aanmaken.

● Met het ‘pennetje met kladblokje’ kunt u reeds aangemaakte stappen wijzigen.

● Met de ‘rode x’ kunt u een stap verwijderen.


Hier staat een mooi voorbeeld van het instellen van een routering met een basis belplan en met
een uitgebreid belplan.

Veelgestelde Vragen

Ik wil inloggen
In de e-mail die u van Callned hebt ontvangen staan uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Daarmee kunt u inloggen op partner.callned.nl. We verzoeken u om direct na het inloggen uw
wachtwoord aan te passen. Op die manier kan alleen u inloggen op uw omgeving.

Ik wil mijn wachtwoord aanpassen
Om uw wachtwoord aan te passen, moet u eerst inloggen met de inloggegevens die u van
Callned hebt gekregen. Wanneer u in de client omgeving bent, klikt u rechtsboven in het
scherm op ‘Persoonlijke instellingen’. Vul eerst het wachtwoord in dat u van Callned hebt
gekregen en vervolgens uw nieuwe wachtwoord. Let op: uw wachtwoord moet ten minste één
niet-alfabetisch teken bevatten. Bevestig uw nieuwe wachtwoord door hem nogmaals in te vullen
en klik op opslaan. Uw wachtwoord is nu gewijzigd.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten
Het kan gebeuren dat u uw wachtwoord bent vergeten. Geen probleem, we mailen u direct een
nieuw wachtwoord, zodat u alsnog snel kunt inloggen op uw eigen omgeving. Hoe u dat doet?
Ga naar partner.callned.nl en klik op ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’. Wij sturen u dan direct
een e-mail met uw nieuwe wachtwoord. We verzoeken u om direct na het inloggen uw
wachtwoord aan te passen. Op die manier kan alleen u inloggen op uw omgeving.

Ik wil mijn persoonlijke gegevens wijzigen
Wilt u het rekeningnummer wijzigen dat gebruikt wordt voor het betalen van uw Callned-rekeningen?
Of het (e-mail)adres aanpassen dat bij ons bekend staat? Ook dat kunt u zelf
gemakkelijk doen in uw persoonlijke omgeving. Ga naar de tab ‘Admin’ en klik daar op
‘Administratie’. Pas daar de gegevens aan die u wilt wijzigen en klik op opslaan!

Ik wil een gebruiker toevoegen of verwijderen
Nieuwe medewerker of gegevens wijzigen? In uw eigen client omgeving kunt u eenvoudig
gebruikers toevoegen, verwijderen of wijzigingen doorvoeren. Dit doet u door naar de tab
‘Admin’ te gaan en daar op ‘Gebruikers’ te klikken.

Gebruiker toevoegen & aanpassen
Klik op de knop toevoegen of - in het geval van het aanpassen van gebruikersgegevens - op
edit achter de desbetreffende gebruikersnaam.

● Gebruikersgegevens
Voeg een e-mailadres toe en maak een wachtwoord en een systeemnaam aan (naam van de
gebruiker). Geef ook aan welke rechten de gebruiker krijgt, door onder ‘lid van groepen’ aan te
geven of iemand een admin-gebruiker (alle bevoegdheden), een account beheerder (geen
toegang tot …) of eindgebruiker is (alleen toegang tot eigen gebruikersgegevens).

● Bestemmingen
Bij bestemmingen kunt u verschillende eindbestemmingen aan een gebruiker koppelen. Dit hoeft
u alleen te gebruiken in combinatie met de Firefox Plugin.
http://help.callned.nl/index.php/Firefox_plugin

Ik wil een extra telefoonnummer aanmaken
Wanneer u voor een nieuwe medewerker, of voor een nieuwe bedrijfsactiviteit een extra
telefoonnummer wilt hebben, dan kunt u deze per direct aanmaken.

● Ga hiervoor in het dashboard naar ‘Telefoonnummmer’ en klik op ‘toevoegen’.

● U krijgt een scherm te zien, waarin u wordt gevraagd of u akkoord gaat met de extra
kosten die zijn verbonden aan het aanvragen van een nummer(blok).

● Kies vervolgens de regio waarin u een nummer wilt hebben, of kies voor een regioongebonden
085-nummer.

● Daarna kiest u het aantal nummers: één nummer of een blok opeenvolgende nummers,
bijvoorbeeld 10 of 100. Nu verschijnt er een lijst met vijf mogelijkheden. Hieruit kunt u
een mogelijkheid selecteren.

● Klik op ‘Opslaan’. Nu is het nummer toegevoegd en van u. Vergeet niet het nummer
aan te maken in de ‘Routering’’.

Ik wil een belgroep aanmaken
Een belgroep is een groep van VoIP accounts of eindbestemmingen die bij elkaar horen.
Bijvoorbeeld een afdeling sales, waar de telefoons allemaal tegelijk over moeten gaan als er
naar een bepaald telefoonnummer gebeld wordt. Klik op de module ‘belgroepen’ in admin en
maak de groep aan:

● Kies een intern nummer (bijvoorbeeld 301). Dat is een driecijferig nummer dat vanaf een
VoIP toestel gebeld kan worden om de belgroep te kiezen.

● Voeg een beschrijving toe (bijvoorbeeld ‘belgroep sales, of ‘alle toestellen’)

● Kies bij belmethode voor ‘allemaal’

● ‘Negeer doorschakelingen’ betekent dat de doorschakelingen die op een telefoon met
een VoIP account zijn aangemaakt niet worden uitgevoerd. We adviseren deze altijd aan
te hebben staan.

● Vervolgens kiest u welke VoIP accounts of eindbestemmingen tot de aangemaakte
belgroep behoren. Dit doet u door in de eerste, linker kolom (VoIP accounts) onder
‘Bestemmingen’ de nummers te selecteren die tot de belgroep behoren. U zet ze in de
belgroep door op het pijltje rechts van die kolom te klikken. Op die manier verschijnen de
gekozen accounts in de rechter kolom.

● Wilt u dat er ook externe nummers in de belgroep staan (bijvoorbeeld een mobiele
telefoon), dan doet u dat onder de kolom ‘eindbestemmingen’, op dezelfde manier als
met de VoIP accounts.

● Wij adviseren om een aparte belgroep voor VoIP accounts en een aparte belgroep voor
externe nummers aan te maken en deze niet door elkaar te gebruiken.

Ik wil mijn openingstijden instellen
Hiervoor is de module openingstijden nodig (eenmalig € 25 en per maand € 5).
Het kan zijn dat u alleen bereikbaar wilt zijn op bepaalde tijden. Bijvoorbeeld van 9 tot 18 uur op
doordeweekse dagen. Belt iemand buiten de openingstijden, dan kunt u instellen dat de beller
wordt doorgeschakeld naar bijvoorbeeld een mobiel nummer of naar de voicemail. Dit doet u in
uw belplan. Maar voordat u een belplan instelt, moet u eerst aangeven wat de openingstijden
dan precies zijn.

● Ga naar het dashboard en klik op ‘openingstijden’

● Klik op de knop ‘toevoegen’

● Voeg een openingstijdgroep toe, bijvoorbeeld ‘openingstijden’

● Voeg de tijden toe waarop de zaak geopend is

● Vink de dagen aan waarop je zaak geopend is

● Voeg de periode toe waarop de openingstijden van toepassing zijn (zo kun je voor de
kerstdagen bijvoorbeeld aparte openingstijden instellen).

● Klik op ‘opslaan’.

Uw openingstijden zijn nu ingesteld. U kunt meerdere openingstijdgroepen aanmaken, zodat u
voor iedere situatie een gepast belschema kunt aanmaken. Deze openingstijdgroep dient nog
wel in de routering opgenomen worden. In de ‘routering’ moet u altijd beginnen met
‘openingstijdgroep’ in stap 1.

Ik wil een Voicemail instellen
Als u een voicemail in wilt stellen, kunt u dat doen met een standaardmelding of met een
persoonlijke boodschap. Een eigen boodschap moet u toevoegen onder de knop ‘meldingen’.
U moet dan wel eerst een geluidsbestand aanmaken. Let op: een persoonlijk ingesproken
voicemail kost €5,- per maand. U kunt ook kiezen voor een standaard voicemail melding. Deze
melding is gratis.

● Klik op ‘voicemail’ in het tabblad ‘admin’

● Klik op ‘toevoegen’

● Typ achter Voicemailbox een 3-cijferig nummer (bijvoorbeeld 401)

● Voeg uw e-mailadres toe. Als er een voicemail wordt ingesproken, wordt dit
geluidsbestand automatisch naar uw e-mail verstuurd.

● Kies de melding die de beller moet horen als de telefoon niet wordt opgenomen (als je
zelf een melding hebt ingesproken en opgeslagen, dan kunt u die hier kiezen).

● Klik op opslaan. (Vergeet niet de voicemail in de routering op te nemen.)

Ik wil een geluidsbestand opnemen
Heeft je nog geen geluidsbestand? Die kunt u aanmaken als u beschikt over een microfoon voor
uw pc. Via http://audacity.sourceforge.net/download/ download u een programma, waarop u een
audioboodschap kunt inspreken. Hiervoor dient u uiteraard wel een laptop, pc of headset met
microfoon te hebben. Vervolgens kant u het geluidsbestand toevoegen onder de knop
‘geluiden’. Klik hiervoor op ‘toevoegen’, en voeg het bestand toe. Let erop dat u de geluiden
dan nog niet kan gebruiken. U dient hiervoor altijd nog een ‘melding’ van het geluid te maken.

Ik wil een geluidsbestand opslaan / melding aanmaken
Hiervoor heeft u de module meldingen nodig (eenmalig € 25 en per maand € 5)
Als u een geluidsbestand hebt aangemaakt, kunt u deze opslaan in uw eigen client omgeving.
Dat doet u onder de module meldingen. Daar voegt u het geluidsbestand toe en geeft u er een
naam aan. Bijvoorbeeld: ‘voicemail’ of ‘keuzemenu’.

Ik wil een keuzemenu instellen
Hiervoor heeft u de module Keuzemenu nodig (eenmalig € 90 en per maand € 25, de module
Meldingen is hierbij inbegrepen)
Wilt u dat uw bellers eerst een keuzemenu te horen krijgen? Dat kan! U kunt dit gemakkelijk
invoegen in uw belplan. Wel moet u ervoor zorgen dat u eerst een geluidsbestand toevoegt met
daarin de gesproken tekst en de opties waaruit u bellers kunnen kiezen.

● Ga naar ‘Geluiden’ in het tabblad ‘Admin’

● Klik op ‘toevoegen’’

● Geef een naam aan het geluidsbestand

● Voeg het bestand toe. Let op: alleen de bestandsformaten .wav .mp3 en .gsm kun je
toevoegen.

● Sla het bestand op en maak er een melding van.
Vervolgens gaat u naar de knop ‘keuzemenu’ in het tabblad ‘admin’.

● Klik op toevoegen.

● Geef het keuzemenu een naam, bijvoorbeeld Keuzemenu Bedrijfsnaam

● Voeg de time-out toe: het aantal seconden dat de beller de tijd heeft om een keuze te
maken.

● Geef het aantal pogingen aan dat een beller mag doen om een juiste keuze te maken.
Het kan bijvoorbeeld zijn dat de beller een keuze mag maken tussen 1, 2 of 3 en dat hij
of zij per ongeluk op 4 drukt. Dit is geen optie, dus wordt het keuzemenu opnieuw
afgespeeld. Hier geeft u dus aan hoe vaak het keuzemenu mag worden voorgelegd aan
de beller. Over het algemeen staat dit standaard goed ingesteld en wordt dit niet
aangepast.

● Voeg een beginbericht toe: het bericht dat wordt afgespeeld op het moment dat een
beller in het keuzemenu terecht komt.

● Eventueel kunt u een fout-bericht toevoegen: een bericht dat wordt afgespeeld wanneer
de beller het hierboven ingestelde aantal pogingen om een geldige keuze te maken,
heeft overschreden.

● Ook het time-out bericht is optioneel: het bericht dat wordt afgespeeld als een beller
langer dan het ingestelde aantal seconden geen keuze heeft ingetoetst.

● Vergeet niet de wijzigingen op te slaan.
Alle hierboven genoemde berichten, dient u zelf toe te voegen onder de knop ‘geluiden’ en er
een ‘melding’ van aan te maken. Als u vervolgens een keuzemenu hebt aangemaakt, moet u
deze nog inrichten in uw routering. Hoe dit moet leest u hier.

Ik wil mijn telefoonnummer doorschakelen naar een ander nummer
Het doorschakelen van een telefoonnummer naar een ander extern nummer legt u vast in uw
belplan. Daarvoor moet u wel eerst een mobiel of extern vast nummer toevoegen in de client
omgeving.

● Klik op de knop ‘vast/mobiel’ in het tabblad ‘admin’.

● Klik op de knop ‘toevoegen’

● Voeg achter ‘telefoonnummer’ het nummer toe

● Voeg achter beschrijving de naam van diegene waar het nummer toe behoort

● Stel in welk nummer in het scherm van de externe telefoon moet komen te staan (uw
mobiele netwerk heeft de beperking dat het maar één nummer kan doorgeven: het
gebelde nummer of het nummer van de beller).

● Stel bij user het e-mailadres van de gebruiker in (optioneel).

● Klik op ‘opslaan’
Uw mobiele nummer is nu toegevoegd aan de client omgeving. Om ervoor te zorgen dat een
beller daadwerkelijk wordt doorgeschakeld naar uw mobiele nummer, moet u dat in uw
routering (belplan) opnemen.

● Ga naar de knop ‘routering’ in het tabblad ‘admin’.

● Selecteer het nummer dat u wilt laten doorschakelen naar een mobiel nummer.

● Als u in eerste instantie wilt worden gebeld op het vaste nummer, stelt u bij stap 1 als
eindbestemming ‘VoIP account’ in. Selecteer in het tweede balkje ook het nummer en
stel het aantal seconden in hoe lang de telefoon moet overgaan op het vaste VoIP
account.

● Vervolgens voegt u een tweede stap toe door op het plusje achter stap 1 te klikken. Klik
op het pijltje van het balkje achter stap 2 en voeg als eindbestemming ‘vast/mobiel’ in.
Voeg het mobiele nummer toe dat u zojuist hebt ingevoerd bij het tweede balkje en voer
het aantal seconden in dat uw mobiele telefoon mag overgaan. Let op: het is verstandig
om ook een voicemail toe te voegen, omdat de beller anders een dode lijn krijgt.
Als u de beller direct wilt doorschakelen naar een ander nummer, voegt u bij stap 1 het externe
nummer in als eindbestemming.

Het gebruiksklaar maken van telefoontoestellen
Als u een VoIP account bij Callned neemt, kunt u daar het beste meteen een toestel bij
bestellen. We raden dit aan, omdat u dan een toestel krijgt welke perfect werkt met onze
diensten. Bovendien configureren wij het toestel voor u, zodat u het toestel alleen nog op het
internet hoeft aan te sluiten.. Als u uw eigen toestel wilt gebruiken, dan kunt u het VoIP account
zelf in het toestel instellen. We bieden handleidingen voor een aantal toestellen.

● Klik op het icoon ‘VoIP toestellen’

● Kies uw toestel door op de naam van het toestel te klikken

● Staat uw toestel er niet tussen, dan kan Callned u helpen. We brengen dan wel €35,-
per uur in rekening.

Routering instellen
Een routering noemen we bij Callned ook wel belplan, kortweg: de stappen die een inkomende
oproep doorloopt als iemand uw nummer belt. U kunt de routering instellen, door in het
tabblad ‘Admin’ op ‘routering’ te klikken. Vervolgens klikt u op de knop ‘toevoegen’. U klikt het
nummer aan waarvoor u een belplan wilt aanmaken en u klikt onder aan op de knop ‘Stap 2’.
Bij stap 2 kunt u vervolgens uw eigen belplan aanmaken.

Ik wil een basis routering instellen
Stel, u hebt één VoIP-account en een inkomende oproep moet in eerste instantie 15 seconden
overgaan op dit VoIP account (dus op het telefoontoestel). Als er dan niet wordt opgenomen,
moet de beller doorgeschakeld worden naar een mobiele telefoon. Wordt de mobiele telefoon
ook niet opgenomen binnen 15 seconden, dan moet de beller de gelegenheid krijgen om een
voicemail in te spreken.
In bovenstaand voorbeeld bestaat het belplan uit drie stappen, namelijk: eindbestemming VoIPaccount,
eindbestemming Vaste/mobiel en als laatste stap: Voicemail. Stap 1 voegt u toe door:

● In het eerste menu in de grijze balk kies

● in het tweede balkje kiest u het VoIP account, dus telefoontoestel, welke moet gaan
rinkelen

● en in het laatste hokje voegt u toe hoe lang de telefoon moet overgaan.
Vervolgens voegt u de tweede stap toe door op het plusje achter stap 1 te klikken. De
doorschakeling naar mobiel stel u als volgt in:

● klik op het pijltje in het balkje achter stap 2 en klik onder ‘Eindbestemmingen’ op
Vaste/mobiel (let op, er moet wel een mobiel nummer zijn toegevoegd. Dat doet u in de
admin bij de knop ‘vast/mobiel’).

● Kies bij het tweede balkje het mobiele nummer waar u naar wilt doorschakelen.

● In het laatste hokje voegt u wederom het aantal seconden toe dat de mobiele telefoon
moet overgaan.

Stap 3 in deze case is het toevoegen van de voicemail. Let op, deze moet u wel eerst even
aanmaken via het tabblad admin. Hoe u dat doet, leest u hier.

● Klik in het eerste balkje onder eindbestemmingen op voicemail.

● Vink in het tweede balkje de voicemail aan die de beller te horen moet krijgen.
Als uw belplan klaar is, slaat u het op door op de knop ‘opslaan’ onder aan de pagina te klikken.
Ik wil een uitgebreid belplan instellen
Stel, u hebt een bedrijf en u bent van 9:00 tot 18:00 uur aanwezig op kantoor. Als er iemand
belt, moet diegene eerst een keuzemenu te horen krijgen.

● Optie 1 - is afdeling sales en moet overgaan op account 201. Bij niet opnemen moeten
alle telefoons van afdeling sales overgaan. Neemt er dan nog niemand op, dan moet het
telefoontje doorgeschakeld worden naar uw mobiele nummer. Als er dan nog niet
wordt opgenomen, moet de beller een gepersonaliseerde voicemail te horen krijgen.

● Optie 2 - is afdeling administratie en moet overgaan op account 202. Bij niet opnemen
moet de beller direct de voicemail te horen krijgen.
Tussen de middag heeft u lunchpauze van 12:00 tot 13:00 uur. Tijdens de lunch wilt u een
melding instellen dat u lunchpauze hebt, maar dat u bij spoed wel bereikbaar bent. De beller
kan dan 1 intoetsen: hij of zij wordt dan doorgeschakeld naar een belgroep. Alle telefoons die
aangesloten zijn op het VoIP-account moeten dan overgaan.
Buiten openingstijden, moet de voicemail ingeschakeld staan en moet er een bestandje naar de
e-mail gestuurd worden.
Een belplan stelt u stap voor stap in. Dat betekent dat u alle stappen in de routering moet
invullen in uw belplan.

Stap 1
Als u meerdere nummers hebt, dient u altijd eerst een variabele callernaam aan te maken. Dit
is de naam die u in het scherm ziet als er iemand belt, zodat u weet naar welk nummer de
klant belt. Dat doet u door:

● In het eerste menu in de grijze balk selecteert u ‘Variabele callernaam’.

● U laat ‘zet ervoor’ ongewijzigd en u typt de naam in het tekstvak welke u in het display
van uw telefoon wilt zien.

Stap 2
De volgende stap is het aanmaken en invoegen van openingstijden. Deze openingstijden maakt
u aan in het tabblad admin onder ‘openingstijden’. Hoe u dat doet, leest u hier.
Vervolgens voegt u de aangemaakte openingstijden toe in uw belplan:

● Voeg een nieuwe stap in het belplan toe, door op het plusje achter balkje één te klikken.

● Klik dan op ‘tijdsgroep’ onder ‘openingstijden’.

● Voeg in het tweede balkje de tijdsgroep toe die u zojuist hebt aangemaakt.

U ziet dat het menu nu verder uitrolt. In de substappen geeft u aan wat er moet gebeuren als
de beller binnen de openingstijden belt en wat er moet gebeuren als dat niet het geval is. Eerst
doorlopen we het scenario dat de beller binnen openingstijden belt. Dat voegt u in onder
‘voldoet aan’ (stap 2.1.).

● U wilt dat de klant eerst een keuzemenu te horen krijgt. Dit keuzemenu moet
ingesproken worden en daarna aangemaakt worden onder ‘keuzemenu’ in admin. Hoe
  udit doet, leest u hier.

● Bij stap 2.1.1. voegt u vervolgens het aangemaakte keuzemenu in door in de eerste balk
‘keuzemenu’ aan te klikken en in de tweede balk het juiste - door jou ingesproken -
keuzemenu te kiezen. Ook geeft u hier het aantal opties aan die de klant krijgt. In
bovenstaande case zijn dat er twee: één naar voor de afdeling sales en één voor de
afdeling administratie. Vervolgens gaat u invullen wat er moet gebeuren als de beller één
van de opties kiest. Optie 1 is stap 2.1.1.1.

→ Dat is de afdeling sales, waar de telefoon eerst op het VoIP account moet
overgaan. Dat stelt u in, door als eindbestemming VoIP account in te vullen in de eerste
balk achter 2.1.1.1.1. In de tweede balk vult u in naar welk VoIP account het telefoontje
moet worden doorgeschakeld en in de derde balk vult u het aantal seconden in dat de
telefoon moet overgaan.

→ Als er na 15 seconden (bijvoorbeeld) niet wordt opgenomen, moet de telefoon
doorgeschakeld worden naar de belgroep. Dat doet u in stap 2.1.1.1.2. Vul hier onder
eindbestemming ‘belgroep’ in, in de tweede balk vult u in naar welke belgroep het
telefoontje doorgeschakeld moet worden en hoeveel seconden de telefoon in de
belgroep moet overgaan.

→ Als de telefoon vervolgens, bij niet opnemen door de belgroep, over moet gaan
op een gepersonaliseerde (zelf ingesproken) voicemail, voegt u bij 2.1.1.1.3. eerst de
melding voor die voicemail toe. Let op: dit is alleen nog het bericht voorafgaand aan de
voicemail. De voicemail zelf voegt u toe in de volgende stap. Dat doet u door in de
eerste balk ‘melding’ aan te klikken onder ‘keuzemenu’. In de tweede balk kiest u de
melding die de beller moet horen als hij of zij doorgeschakeld wordt naar de voicemail.

→ Vervolgens voegt u de voicemail toe bij 2.1.1.1.4. Kies in de eerste balk als
eindbestemming voicemail en in de tweede balk voegt u het account met e-mailadres
toe, waar de voicemail naartoe moet worden gemaild. Let op: als u de voicemail niet
toevoegt, krijgt de beller een lange stilte te horen en kan hij of zij niets inspreken. En dat
is natuurlijk niet wat u wilt!
Terug naar stap 2.1.1., het keuzemenu. Het kan natuurlijk zijn dat de beller wil worden
doorgeschakeld naar de afdeling administratie. Dat is optie 2 van het keuzemenu, stap 2.1.1.2.

→ Als de beller kiest voor optie 2, afdeling administratie, moet de telefoon eerst
overgaan op het VoIP account. Dat stelt u in, door als eindbestemming VoIP account in
te vullen in de eerste balk achter 2.1.1.2.1. In de tweede balk vult u in naar welk VoIP
account het telefoontje moet worden doorgeschakeld (die van de afdeling administratie)
en in de derde balk vul je het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan.

→ In dit geval moet de telefoon direct doorgeschakeld worden naar de voicemail.
Als daar een persoonlijke boodschap aan vooraf moet gaan, stelt u dat net zo in als bij
2.1.1.1.3. Vervolgens voegt u de voicemail toe bij 2.1.1.2.4. Kies in de eerste balk als
eindbestemming voicemail en in de tweede balk voegt u het account met e-mailadres
toe, waar de voicemail naartoe moet worden gemaild.

Het kan zijn dat de beller geen keuze maakt in het keuzemenu. Het kiezen is dan ‘mislukt’ (stap
2.1.1.3.1.). In dat geval kunt u ervoor kiezen dat het stil blijft aan de lijn. U kunt er ook voor
kiezen om opnieuw het keuzemenu af te laten spelen. U ‘springt’ dan terug naar het
keuzemenu, door middel van een zogenaamde ‘jump’. U voegt deze jump toe in de eerste balk
van 2.1.1.3.1. In de tweede balk voegt u toe waar naar terug gesprongen moet worden. In dit
geval naar het keuzemenu, stap 2.1.1.

Stap 2.2.
Het kan ook zo zijn dat de beller tijdens de lunch van 12:00 tot 13:00 uur belt. In dat geval
voldoet de beller niet aan de eerste tijdsgroep die door u is gespecificeerd. De centrale moet
dan kijken of het tijdstip overeenkomt met één van de andere tijdsgroepen, in dit geval de
lunchtijd. De tijdsgroep lunch moet dan worden ingevoerd bij stap 2.2.1.: dit is immers de
volgende stap waar de centrale naar moet kijken. Als de beller tijdens de lunch belt, moet hij of
zij een keuzemenu krijgen met 1 optie: in te toetsen bij spoed:

● Voeg bij stap 2.2.1.1.1. het keuzemenu toe dat van toepassing is op de lunch. Dit
keuzemenu dient u eerst in te spreken en toe te voegen in de module keuzemenu, op
dezelfde manier als bij stap 2.1.1.

● Vervolgens voegt u het aantal opties toe. In dit geval is dat 1 optie, namelijk dat de
telefoon wordt doorgeschakeld naar de belgroep (stap 2.2.1.1.1.1.1)

● Als er dan niemand opneemt, kunt u bij de volgende stap bijvoorbeeld de voicemail
inschakelen.

Terug naar stap 2. Wat nu als de beller belt buiten openingstijden, rond een uur of 19:00 uur. In
dat geval ‘voldoet’ de beller niet aan de tijdsgroep openingstijden van 9:00 tot 18:00 en niet aan
de tijdsgroep lunch van 12:00 tot 13:00. De centrale moet nu de opdracht krijgen om de beller
door te schakelen naar de voicemail:

● Voeg de laatste stap toe, door onder ‘voldoet niet aan’ de voicemail toe te voegen en het
bijbehorende account waar ingesproken voicemails naartoe gestuurd moeten worden.